Enligt den nya dataskyddsförordningen ska dataskyddsansvarig (i skolans fall Familje- och utbildningsnämnden) föra register över alla de personuppgifter som behandlas. Personuppgifterna kan finnas i olika program/system men också i upprättade register/listor. Detta inlägg handlar om olika typer av register och i Ängelholm kommer kontaktpersoner inom varje enhet att förteckna de register som är aktuella i en central databas.

Kriterierna för att register ska förtecknas är enligt SKR:s förbundsjurist följande:

• Det ska finnas två sökingångar, ex namn och personnummer
• Anteckningar som ska föras in i något it-system
• Utskriven lista med flera sökingångar från något it-system

Vid dokumentation av registret ska det framgå ett tydligt ändamål, laglig grund, vilken typ av uppgifter som registreras, vilka som kommer att hantera uppgifterna samt när uppgifterna ska gallras.

Om du har en lista med endast en sökingång, exempelvis namn, så behöver den inte registreras. Om du antecknar för egen del och informationen inte senare ska in i ett it-system behöver det inte heller registreras.

Vad kan du göra?

• Radera listor som inte längre är aktuella
• Dokumentera direkt i de system där uppgifterna ska hanteras, ex Tieto Education (betyg och ämnesprov), Prorenata eller Fronter.
• Hantering av personuppgifter som kan innehålla känslig karaktär får endast dokumenteras i säkert system, i skolans fall Prorenata eller via dokument som förvaras i säkerhetsskåp.

För mer information kring skolan och dataskyddsförordningen – se SKR:s sida med film och frågor och svar.